Barbara Scofidio
Éditeur chez Skift Meetings
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S'il y a un sujet qui agace les planificateurs de réunions plus que tout autre, ce sont les nombreux frais cachés auxquels ils sont confrontés - pour l'utilisation de tout, de la piscine au parking - chaque hôtel étant différent du suivant.
Les frais d'hôtel peuvent ajouter 30 à 40 % à un budget de réunion.
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“Toutes ces clauses sont intégrées dans les contrats dans l'espoir de passer inaperçues ou d'être mal interprétées”, a déclaré Bonni Scepkowski, président/directeur de la stratégie chez Stellar Meetings and Events. “Votre résultat net peut être décimé de l'ordre de 30 à 40 % ou plus.”
Frais de stationnement
Selon ResortFeeChecker.com, le tarif moyen de stationnement à l'hôtel a grimpé à 44 $ par nuit. Les planificateurs sont confrontés au défi de nombreux hôtels sous-traitant des fonctions annexes telles que le stationnement à des fournisseurs extérieurs. Cet arrangement laisse peu ou pas de place à la négociation.
Frais de configuration
Fini le temps où chaque place était accompagnée d'eau, de bonbons durs, d'un cahier et d'un stylo, et peut-être même d'une petite décoration au centre de la table. “Une fois, nous avons fait face à des frais de configuration de salle en plus d'un tarif par personne juste pour placer des cahiers à chaque place,” a déclaré Nandita Mohile, directrice des événements senior chez Oliver Wyman. “Nous avons donc choisi de garder les cahiers à l'arrière de la salle pour éviter cette dépense.” Carly Brecka, responsable de programme chez Fox World Travel, a reçu des frais de 500 $ de la part de l'hôtel pour la location de ses propres serviettes et décorations.
Taxes surprises
Les taxes locales, comme le Cape Cod and Islands Water Protection Fund dans le Massachusetts, peuvent également surprendre les planificateurs. Cette taxe d'accise de 2,75 % finance des projets visant à améliorer la qualité de l'eau et les infrastructures d'eaux usées sur le Cap, Martha's Vineyard et Nantucket – et elle figurera sur votre prochaine facture.
Frais potentiellement négociables
De nombreux autres frais peuvent être ennuyeux, mais sont souvent négociables si les planificateurs incluent une clause au stade du contrat. Parmi eux figurent les frais de clés pour le bureau de réunion ou la salle de stockage, les frais d'enregistrement anticipé et de départ tardif, les frais de livraison en chambre, les frais de distribution de lettres à l'enregistrement, et les frais de traitement par carte de crédit.
